電話は“昭和のメディア“
かつては、電話で仕事の指示を行い、電話一本で仕事をひとつ終わらせることがカッコイイとされた時代がありました。しかし今や電話で仕事をすることはデメリットが多くなってきました。
・電話が行ったり来たりすると、ひとつの用件がなかなか終わらない
・集中力が切れる
・いつなんどき、どのような用件をいわれるかわからない
・記録に残らない
本来の仕事が進まず時間だけが消費されてしまうのはナンセンスというもの。そのためには、その都度対応しようとしないことです。
電話に出なくても、なんとかなる
そもそも電話に出られないシーンは多いものです。例えば、接客中、移動中、運転中、会議中、打ち合わせ中など。その間、どうしても折り返しが必要な用件は留守番電話で聞くことができます。また、緊急対応が必要な場合でも、本当に解決が迫られたら相手はなんとかするものだし、チャットですますことも可能です。
周りの人に「あの人は電話に基本的に出ない人」というイメージを持たせておき、留守番電話に用件を残してもらう。そして、自分のペースで折り返すようにすることで、振り回されないようにするのです。
メールは“平成のメディア”
メールも電話同様、ルールを決めないと振り回されるリスクはあります。そうならないためには、「チェックし、その場ですぐ返信をする」という一連の流れを習慣化するようにしましょう。
「あとで返信」は忘れることもあり、メールを遡って探す手間もかかってくるためです。逆にいちいちチェックするのも集中力を途切れて、仕事が進まないのでやめましょう。
対応する時間を決めよう
電話にしてもメールにしても、チェックし対応する時間を思い切って決めてしまうと大変効率的です。たとえば出社までに来たものは午前中に、正午以降のものは午後４時にまとめてチェックするといった具合です。
“令和のメディア”を使いこなそう！
メールの文章は、なるべく短くすることを心がけるとよいでしょう。文章が長いとそれだけで読んでもらえないこともありますし、肝心の意味が伝わらないこともあります。
用件のみの内容ではそっけないと心配なら、今日も寒いですね、といったひとことを添えるだけで十分です。
“令和のメディア”といえるLineやメッセンジャーのような短文でやりとりすることができるコミュニケーションツールにシフトチェンジしていき、非効率なツールの使用を減らしていくことも、時間を効率的に使う仕事術のひとつになるはずです。
